Từ startup thành nền tảng quản trị của 9.000 SME

“Đến nay đó vẫn là câu chuyện truyền cảm hứng tại công ty, bước khởi đầu giúp Base trở thành nền tảng được ứng dụng tại 9.000 doanh nghiệp”, ông Nguyễn Thượng Tường Minh, Tổng giám đốc Base mô tả về những ngày đầu thành lập Base, trong buổi trò chuyện cùng VnExpress.

Theo lời ông Minh, Base lúc đó chỉ vừa tròn một tuổi, sản phẩm duy nhất là E-Hiring (giải quyết bài toán tuyển dụng), cũng mới hoàn thiện. Thế nhưng, sau khi trải nghiệm, vị khách hàng đầu tiên này đã bị thuyết phục và chọn dùng Base vì “cần một sản phẩm tốt”.

Sau 8 năm, đội ngũ 5 người thành lập nay gần quy mô 400 nhân sự. Đi qua giai đoạn “phá băng thị trường” nhưng công ty vẫn không dừng nhịp, liên tục hết mình cho giấc mơ lớn: biến công nghệ thành chìa khóa tăng trưởng cho hơn 895.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, chú trọng đến nhóm SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ).

Tóm tắt hành trình 8 năm phát triển, CEO nói có thể mường tượng chân dung Base qua ba từ: mơ lớn, tập trung sâu vào sản phẩm, nỗ lực hết mình. Với ba trụ cột đó, Base phát triển đến 60 ứng dụng thuộc bốn bộ giải pháp: Work+ (quản trị công việc, quy trình và phê duyệt); HRM+ (quản trị và phát triển nhân sự); Finance+ (quản trị tài chính); Info+ (quản trị thông tin, văn bản và tri thức).

Ngược về thời điểm bắt đầu, ngành công nghệ tại Việt Nam chưa thực sự phát triển. Việc ứng dụng công nghệ chỉ quen thuộc ở những doanh nghiệp lớn – nhóm thiểu số của thị trường. Trong khi đó, toàn quốc năm 2017 có hơn 654.000 doanh nghiệp, hơn 90% trong đó là SME (theo số liệu Tổng cục Thống kê). Ông Minh đánh giá, nhóm này hạn chế điều kiện tiếp cận công nghệ. Họ rất cần người giúp họ lựa chọn được giải pháp đúng, và đồng hành triển khai chuyển đổi số hiệu quả.

Những bước chân đầu tiên không hề dễ dàng. Khái niệm chuyển đổi số quá lạ lẫm, nếu muốn những doanh nghiệp truyền thống chấp nhận thì cần đi qua một quá trình dài. Base gọi đây là thời kỳ “phá băng”: thay đổi tư duy thị trường.

Nhưng với kinh nghiệm bằng không, nguồn vốn ít ỏi, nhân lực mỏng, Base hiểu mình cần một sản phẩm có thể thuyết phục khách hàng ngay từ điểm chạm đầu tiên. Tập trung cho sản phẩm, đội ngũ nghiên cứu bài toán lõi trong vận hành, đi từ nỗi đau của mọi doanh nghiệp. Chưa hết, sản phẩm đó cần đặt vào bối cảnh tương lai, tức dù bối cảnh thay đổi chóng mặt đến thế nào, Base cũng có thể song hành cùng doanh nghiệp.

Giai đoạn 2015-2017, ngành công nghệ Việt Nam phát triển theo hai hướng: on-premise software (cài đặt trực tiếp trên máy tính, khó cập nhật và khá đắt đỏ) hoặc all-in-one software (nền tảng tổng thể nhưng không đủ sâu). Trong khi đó, doanh nghiệp thay đổi mỗi ngày, họ yêu cầu giải pháp phải đủ linh hoạt và đủ sâu để giải quyết mọi vấn đề từ vĩ mô đến chi tiết.

“Đó là lúc chúng tôi quyết định xây dựng một nền tảng quản trị dựa trên mô hình SaaS và đặt tên là Base”, ông Minh nói. SaaS là viết tắt của Software as a Service – mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm. Nghĩa là nhà cung cấp tạo ra và duy trì phần mềm chạy trên nền website. Khách hàng có thể truy cập từ xa thông qua Internet sau khi trả một khoản phí đăng ký định kỳ. Mỗi ứng dụng trên nền tảng này tập trung giải quyết một vấn đề chuyên biệt, doanh nghiệp có thể linh hoạt chọn theo nhu cầu, thậm chí tích hợp với bên thứ ba.

Trụ cột thứ ba trong triết lý vận hành là sự nỗ lực hết mình. Nói đến đây, CEO khoe loạt ảnh: đội ngũ lãnh đạo Base ở ba miền sôi nổi thảo luận qua kênh online. Điểm đặc biệt, buổi thảo luận có những thành viên không cố định và khung giờ diễn ra luôn sau 22h.

“Giờ vàng của chúng tôi đấy”, ông Tường Minh cho biết.

Khi một thành viên nảy ra ý tưởng mới hoặc nêu vấn đề, các thành viên trong ban giám đốc sẽ không “nhịn” được mà ngay lập tức phải cùng gặp gỡ để trao đổi. Thế là dù đêm muộn đến mấy, ngọn đèn trong căn nhà Ban Điều hành ba miền đồng loạt sáng lên. Tuy nhiên có quy tắc bất thành văn là cuộc họp phải diễn ra lúc đã “xong xuôi việc nhà” và mọi người sẵn sàng cùng nhau chia sẻ. “Vấn đề đơn giản thì một tiếng là xong nhưng cũng có khi hăng hái quá, nhìn lại đồng hồ đã thấy sang 2h. Vậy mà có những tuần không sắp xếp được cuộc họp, chúng tôi liền thấy thiếu, thấy nhớ”. – CEO kể lại

Cũng theo ông Minh, sự nhiệt huyết đó trở thành DNA của Base, thấm sâu đến từng nhân viên, trải dài cả ba miền. Đội ngũ luôn mang tinh thần quyết liệt, coi công việc chính là một niềm đam mê. Ông ví, làm sản phẩm cũng như chăm sóc một đứa con. Bố mẹ nhìn con của mình biết thêm một kỹ năng mới, dù chỉ bé nhỏ như vẫy tay, nói cười,… đến lúc trưởng thành và cống hiến cho xã hội, đều cảm nhận nó là thành tựu lớn lao. Đội ngũ Base cũng tương tự. Hệ thống dù chỉ thêm một tính năng nhỏ nhưng có thể giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý công việc, với họ không gì đáng tự hào hơn.

“Có cách nào tốt hơn nữa không?” – là câu hỏi thường trực mà CEO Tường Minh luôn dùng để gợi mở cho nhân viên. Bởi theo ông, Base không chỉ bán giải pháp. Mỗi ứng dụng trong hệ sinh thái mang ý nghĩa của trụ đỡ, giúp doanh nghiệp vượt bão, bứt tốc trong bối cảnh “sinh tồn cũng là thử thách”.

Để làm được điều đó, sản phẩm cần giải quyết được bài toán thực tế – xoay quanh nhu cầu người dùng. Đội ngũ Base chọn cách bóc tách từng lớp vấn đề, tháo gỡ điểm nghẽn từ phần lõi cho đến điểm ngọn của quy trình vận hành doanh nghiệp. Mỗi sản phẩm cần đạt các yếu tố: đủ tốt, mang lại giá trị cao, trải nghiệm thân thiện.

Tiếp nối câu chuyện bên trên, ông Minh nhắc lại về mô hình SaaS. Điểm đặc biệt của mô hình này là có thể lan tỏa sức mạnh công nghệ cho tất cả doanh nghiệp. Nhóm SME có thể tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, sản phẩm đáp ứng đa ngành nghề, phù hợp nhu cầu hoàn cảnh. Doanh nghiệp gặp khó ở đâu có thể tìm đến nền tảng này, chọn ra một hoặc nhiều giải pháp bên trong để gỡ khó cho chính mình.

“Chúng tôi mong muốn Base sẽ như một ‘hệ điều hành’ dành cho doanh nghiệp. Mỗi sáng đến văn phòng, việc đầu tiên của mỗi nhân sự sẽ là truy cập vào hệ thống này. Mọi thao tác xử lý công việc hay quản trị đều có thể được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả ở đây”, ông Minh nói.

Vì đi sâu vào nghiệp vụ lõi nên Base phát triển các ứng dụng theo chiều rộng lẫn chiều sâu, ngày một tích lũy và mở rộng. Theo dài hạn, khi những vấn đề nội tại được tháo gỡ, đơn vị tiếp tục giải bài toán của thời đại, tương lai. “Kết hợp dư địa của thị trường SME, bánh xe tăng trưởng không bao giờ ngừng lại”, ông Minh đánh giá.

Lấy ví dụ cụ thể, ông Nguyễn Thượng Tường Minh dẫn chứng về Base Finance+, bộ quản trị tài chính thời gian thực vừa ra mắt vào tháng 11/2023.

CEO cho biết trên thị trường, có rất nhiều giải pháp được xây dựng rất nhanh, “có vẻ” thu lợi sớm. Tuy nhiên nó không giải quyết bài toán lõi, vì vậy Base chọn hướng ngược lại: giải quyết bài toán sâu bên trong, nghĩa là tốn nhiều thời gian lẫn công sức.

Base thành lập năm 2016, sau 8 năm cung cấp được bộ giải pháp ở ba mảnh ghép: làm việc, nhân sự, thông tin. Base Finance+ – bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực là mảnh ghép thứ tư, một trong bốn trụ cột lớn của vận hành doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ có thể quản lý hoạt động thu, chi tài chính, dòng tiền, ngân sách và ra quyết định đúng đắn ngay tức thời.

Để cho ra đời bộ giải pháp, đội ngũ cần nghiên cứu chuyên sâu về nghiệp vụ, bài toán vận hành, triển khai, thiết kế… Không chỉ đóng gói giải pháp, đơn vị còn liên tục nâng cấp, cải tiến để phù hợp bối cảnh mới.

Khi bắt tay nghiên cứu giải pháp cho tài chính, ông Minh cùng nhóm phát triển nhận thấy vấn đề là các phòng ban thường quản lý dữ liệu đơn lẻ, phân tán. Nhưng ở tầng quản lý cần một điểm tổng hợp toàn bộ thông tin tài chính. Vì vậy khi cố gắng đưa dữ liệu từ các điểm tản mác hội tụ ở một nơi, quá trình phân loại, đối soát, thống nhất để có góc nhìn toàn diện rất tốn nguồn lực, khó toàn vẹn. Quá trình này còn luôn có những độ trễ nhất định, qua nhiều khối phòng ban độ trễ sẽ càng tăng lên khiến báo cáo không thể phản ứng tình hình tài chính theo thời gian thực. Nỗi đau về chi phí, nhân lực, thời gian này nhân lên theo cấp số mũ nếu tính theo tháng, theo năm.

Chưa hết, khi đã trên tay báo cáo, lãnh đạo muốn thay đổi một điểm nhỏ thì kéo theo toàn bộ điều chỉnh ở những tầng dưới, khối lượng công việc vô cùng lớn. Ở quy mô nhỏ có thể tạm xử lý thủ công nhưng nếu doanh nghiệp lớn hơn, điều này gần như không tưởng và rất lãng phí nguồn lực. Đó là lý do Base Finance+ ra đời.

Bộ giải pháp gồm bốn ứng dụng chuyên biệt, tập trung giải quyết bốn bài toán lớn nhất, đáp ứng chuyên sâu phương pháp quản trị tài chính thời gian thực. Cụ thể Base Finance – quản trị tài chính theo các lát cắt; Base Income – quản lý doanh thu và dòng tiền vào; Base Expense – quản lý chi phí và dòng tiền ra; Base BankFeeds – quản lý tiền tự động.

Trên hệ thống dashboard (bảng thông tin) của ứng dụng, dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục và tự động theo thời gian thực. Mỗi khi có doanh thu, chi phí hay khoản công nợ phát sinh, doanh nghiệp sẽ được cập nhật ngay lập tức. Lãnh đạo luôn luôn có thể nắm được sức khoẻ tài chính của doanh nghiệp bất cứ lúc nào, theo đa dạng góc nhìn khác nhau, giảm thao tác thủ công nhập liệu cho từng phòng ban.

Từ dữ liệu đó, hệ thống đưa ra công vụ phân tích đa chiều. Cùng một khoản chi phí phân bổ, ứng dụng phân tích khoản nào đội lên, do ai thực hiện. Lãnh đạo có thể nhận thấy điểm bất thường, kiểm tra nguồn gốc, tờ trình có được chấp nhận hay không mà không cần đặt câu hỏi đến các phòng ban. “Điều này đem lại năng lực quản trị hoàn toàn khác về mặt tài chính”, ông Minh nêu.

Hay với Base XSpace, từ nhân viên cho đến quản lý, giám đốc đều được thiết kế không gian riêng để quản lý công việc. Ở mô hình truyền thống, mỗi người phải tự quản lý công việc ở nhiều bước: phần mềm chat, phần mềm quản trị nhân sự… Họ phải tự nhớ mình cần làm gì thông qua giấy ghi chú, lịch viết tay. Nhưng nếu có hàng trăm đầu việc thì cần ưu tiên nhóm nào, phân loại ra sao? Base XSpace giải quyết nhu cầu này, đưa ra công cụ cá nhân hóa với phân cấp độ ưu tiên, giúp mỗi nhân sự nâng cao hiệu suất công việc, từ đó thúc đẩy bộ máy.

Với nhóm lãnh đạo, hệ thống mang đến nhiều hữu ích hơn, chỉ cần mở máy là ứng dụng sẽ đưa ra những báo cáo đáng quan tâm về mục tiêu, chỉ số then chốt của các phòng ban. Thêm 5-10 phút, lãnh đạo sẽ nắm được thông tin dự án, toàn cảnh công ty để biết cần ưu tiên gì, bộ máy đang vận hành ra sao và đưa ra các quyết định kịp thời.

Đội ngũ Base không ngừng nghiên cứu nhu cầu thị trường, cập nhật bước tiến công nghệ, tối ưu theo bài toán thực tại, chú trọng giá trị thực tiễn. Sau bước đưa sản phẩm vào khuôn khổ từng doanh nghiệp, Base đồng hành cùng họ trong quá trình vận hành thực tế. Đơn vị không ngừng theo sát định kỳ để cùng khách hàng rà soát, đánh giá hiệu quả của hệ thống. Khi nhận thấy bất cứ điều gì không hiệu quả, đội ngũ sẽ cùng phân tách để hiểu rõ vấn đề nằm ở đâu, cách nào hỗ trợ…

Đây chính là lý do năm qua, trong bối cảnh vô cùng khó khăn, công ty vẫn ngược dòng đạt nhiều dấu ấn. Tháng 10/2023, công ty đạt giải thưởng Doanh nghiệp xuất sắc châu Á. “Đây là lần đầu tiên một nền tảng quản trị Việt Nam đạt danh hiệu mà trước đó chỉ dành cho thương hiệu lớn”, ông Minh nói.

Đến tháng 11/2023, công ty tổ chức sự kiện thường niên SaaS Day và phá mọi kỷ lục trước đó. Chương trình thu hút 1.600 CEO, gấp đôi sự kiện năm trước. Quý cuối năm 2023, Base xác lập kỷ lục phá đỉnh doanh thu. “Đó là những kỳ tích rất đáng trân trọng”, ông Minh điểm lại.

Tuy vậy, CEO tin rằng Base vẫn còn một chặng đường dài để đi. Lượng khách hàng 9.000 doanh nghiệp hiện nay mới chỉ chiếm 1% của số lượng doanh nghiệp toàn thị trường. Dư địa lớn, tiềm năng mở rộng nhiều, chiến lược của Base tiếp tục là đưa những giải pháp thực tiễn, hữu ích để khuếch đại giá trị cho thị trường.

Năm 2023, Base tiếp tục gia hạn hợp đồng với tập đoàn từng là khách hàng đầu tiên thời điểm 2017. Nền tảng quản trị này còn đồng hành cùng nhiều ông lớn như Vietjet Air, Boston Pharma, Nippon Express… Điều này trở thành động lực để Base “sẵn sàng thử và sai, giấc mơ SaaS đến mọi doanh nghiệp sẽ là mãi mãi”, ông Minh cười, khép lại buổi trò chuyện.

Nội dung: Minh Tú – Thiết kế: Thái Hưng