Siết quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp bộ máy

Đó là một nội dung đáng chú ý trong Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3 của Bộ Nội vụ gửi UBND tỉnh, TP trực thuộc T.Ư về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

Nghiêm cấm chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu

Công văn nêu rõ, để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Bộ Nội vụ đề nghị chủ tịch UBND tỉnh, TP trực thuộc T.Ư khẩn trương chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ cấp bách để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương.

Thứ nhất, thực hiện đúng, đầy đủ các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu: toàn bộ tài liệu, CSDL tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, CSDL tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

Thực hiện đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động; cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực. 

Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và CSDL phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính (ĐVHC) trước khi sắp xếp. 

Đặc biệt, nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và CSDL tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và CSDL tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. 

Thứ hai, lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ĐVHC tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, CSDL tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, ĐVHC mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Thứ ba, việc bàn giao tài liệu, CSDL tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý. 

Thứ tư, thực hiện nghiêm quy định pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Quy định danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới

Đối với UBND tỉnh, TP trực thuộc T.Ư, Bộ Nội vụ đề nghị chủ tịch UBND tỉnh chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn; bảo đảm an toàn tài liệu và CSDL tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Khẩn trương ban hành Chỉ thị của chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ.

Cùng đó, cần xây dựng phương án tổ chức lại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh trong Đề án sắp xếp, tổ chức lại ĐVHC các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, trình cấp có thẩm quyền thẩm định và tổ chức thực hiện. 

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, cần kịp thời ban hành văn bản quy định danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới thuộc phạm quản lý; chỉ đạo người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận tài liệu, CSDL thuộc thẩm quyền quản lý; người đứng đầu ĐVHC cấp cơ sở mới tiếp nhận tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý do Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý.

Cùng đó, cần chỉ đạo đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện các giải pháp kỹ thuật để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

Ban hành kế hoạch thực hiện Chỉ thị của chủ tịch UBND tỉnh

Đối với Sở Nội vụ, Công văn yêu cầu tham mưu chủ tịch UBND tỉnh ban hành Chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tại địa phương; ban hành kế hoạch thực hiện Chỉ thị của chủ tịch UBND tỉnh.

Đồng thời, giao Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh phân công viên chức để tổ chức các tổ công tác đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị để tiếp nhận, phối hợp bảo quản tại chỗ tài liệu và khoanh vùng CSDL tài liệu trên Hệ thống; chỉ đạo Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Cùng đó, tham mưu chủ tịch UBND tỉnh bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và CSDL tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, cần kịp thời tham mưu chủ tịch UBND tỉnh ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý; trình UBND tỉnh đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy; phối hợp đơn vị quản lý, vận hành hệ thống xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và CSDL tài liệu trong Hệ thống.

Xác nhận bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức trước sắp xếp bộ máy

Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Bộ Nội vụ đề nghị bố trí viên chức hướng dẫn việc thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức; phối hợp đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống xác định số lượng tài liệu số và khoanh vùng CSDL tài liệu trên Hệ thống của từng cơ quan, tổ chức, ĐVHC. 

Thống kê toàn bộ tài liệu, CSDL tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, CSDL tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho đến khi được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu, CSDL tài liệu và báo cáo Sở Nội vụ để báo cáo Bộ Nội vụ. 

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện: đầu mối tổ chức và xác nhận việc bàn giao tài liệu, CSDL tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước sắp xếp tổ chức bộ máy cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy; tham mưu Sở Nội vụ xây dựng đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và CSDL tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng thời, phối hợp cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức thực hiện đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu, CSDL đã được thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy; thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Đăng ký mở mới, mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư 

Cũng tại Công văn này, Bộ Nội vụ yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức, chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và CSDL tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và CSDL tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng thời, chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành; giao đơn vị, cá nhân tổng hợp, lập danh mục những công việc chưa hoàn thành của cơ quan, tổ chức; có hồ sơ, tài liệu kèm theo đóng gói riêng biệt và tập kết nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Chỉ đạo Lưu trữ cơ quan thống kê, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào phòng, kho lưu trữ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cùng đó, bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy. 

Chủ tịch UBND cấp huyện giao Phòng Nội vụ tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ĐVHC mới cần kịp thời chỉ đạo đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định…

Thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu 

Đối với Lưu trữ cơ quan, Bộ Nội vụ yêu cầu bộ phận Lưu trữ cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ tài liệu và bàn giao về phòng, kho bảo quản tập trung trước; chuẩn bị kho tàng và các điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân; thống kê, niêm phong, bảo quản an toàn tài liệu tại phòng, kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho đến khi được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Đồng thời, phối hợp đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, CSDL tài liệu của cơ quan, tổ chức trong Hệ thống; tiếp nhận, bảo quản riêng hồ sơ, tài liệu của công việc chưa hoàn thành theo danh mục; nộp lưu hoặc thống kê, đóng gói riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó.

Giao nộp nguyên trạng tài liệu đã đóng gói và danh mục công việc chưa hoàn thành

Đối với công chức, viên chức, người lao động, Bộ Nội vụ yêu cầu thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành và về các công việc chưa hoàn thành. Với công việc chưa hoàn thành, cần lập danh mục và ghi rõ tên công việc, tên người được giao giải quyết chính, số lượng văn bản tài liệu đã có, thời hạn giải quyết (nếu có).

Giao nộp nguyên trạng hồ sơ, tài liệu đã đóng gói và danh mục công việc chưa hoàn thành trên Hệ thống vào Lưu trữ cơ quan hoặc đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tập kết tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời phối hợp Lưu trữ cơ quan và đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành cho đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết.

Đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động 

Đối với đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống, Bộ Nội vụ yêu cầu xác định, khoanh vùng phạm vi tài liệu, CSDL tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi có chỉ đạo.

Cùng đó, thống kê và báo cáo UBND tỉnh, Sở Nội vụ về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ, tránh trùng lặp.

Ngay sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy, cần kịp thời đóng tài khoản của tổ chức, cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định về sắp xếp tổ chức bộ máy; đồng thời mở tài khoản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, CSDL tài liệu liên quan trước đó.

Đặc biệt, Bộ Nội vụ đề nghị có phương án sử dụng tài liệu và CSDL tài liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.